1-الدراسة: تعرّف على حالة الأصول 

– تبدأ رحلة إدارة الأصول الثابتة بفهم آليات وممارسات الإدارة الحاليــــة للأصول وفي هذه الخطوة تقوم الهيئة القائمة على إدارة الأصول الثابتة مثل ايغل-آى او تي بزيارة للمنشأة المستهدفة لتقييم الوضع وإنجاز بعض المهام من أهمها: 

– تقييم النمط الحالي للإدارة: إجراء تحليل شامل لنظام إدارة الأصول الثابتة وفحص آليات تتبع الأصول وعمليات جمع البيانات، يساعدك هذا التحليل المبدئي على تحديد نقاط الضعف والثغرات اللازم التعامل معها وعلاجها. 

– المقارنة ما بين الممارسات الإدارية الحالية وأفضل السياسات الإدارية المعتمدة

سيعقد فريق العمل مقارنة ما بين السياسات الإدارية والممارسات التي تتبعها شركتك وبين أفضل الممارسات والسياسات المعتمدة التي تلبي متطلبات العمل بما يساعدك على تحديد أفضل السياسات الواجب اتباعها لإدارة الأصول الثابتة وتحديد نقاط الضعف وعلاجها وتطويرها بما يضمن إدارة الأصول الثابتة باستراتيجيات تلبي أفضل المعايير.  

– تصميم آليات أفضل لإنجاز المهام: ووفقاً لنتائج الدراسة يتولى فريق ايغل-آى او تي تصميم نظام الإدارة والتشغيل بما يتناسب مع احتياجات عملك كما يحدد هذا النظام آليات مباشرة وسهلة لتحقيق الفاعلية في إدارة الأصول الثابتة.

3–التنفيذ: تحديد خطة العمل 

بمجرد انتهاء مراحل الدراسة والتصميم تبدأ مرحلة تنفيذ نظام تتبع وإدارة الأصول الثابتة وتركز هذه المرحلة على: 

–تنفيذ نظام إدارة وتتبع الأصول الثابتة: ينفذ ايغل-آى او تي النظام الذي يلبي احتياجات العمل بفاعلية ويشمل النظام برمجيات مُعدة خصيصاً لإدارة وتتبع الأصول الثابتة كما يتكامل النظام ويندمج بكل سهولة ويسر مع نظم المحاسبة المستخدمة. 

الإحصاء والصيانة والوسم: سيعمل الفريق على إحصاء الأصول لضمان دقة الإنجاز كما يتم تنفيذ نظام الوسم باستخدام الباركود وبطاقات RFID. سيكون لكل أصل بطاقة معينة تشمل بيانات تفصيلية عن الأصل بما يشمل موقع الأصل ونوعه وحالته. 

مراقبة الإهلاك: لا تقتصر أهمية نظام تتبع الأصول الثابتة على إنجاز مهام التتبع والمراقبة فقط بل يقدم لك هذا النظام بيانات دقيقة وتفصيلية عن معدلات إهلاك الأصول العاملة، وكما نعرف فإن الإهلاك ينتج عنه خفض في القيمة المادية للأصول على المدى الطويل وهنا تكمن أهمية تتبع معدلات الإهلاك للحصول على تقارير وكشوفات مالية دقيقة. 

مزايا نظام إدارة الأصول الثابتة  

يقدم نظام إدارة الأصول الثابتة العديد من المزايا 

-كشوف مالية أكثر دقة: يقدم لك النظام بيانات دقيقة وتفصيلية عن جميع الأصول بما يضمن كشوف مالية دقيقة وهو أمر لا غنى عنه بالنسبة لجميع المستثمرين والمساهمين  

– تحسين الفاعلية التشغيلية: لا شك أن معرفة موقع كل أصل وحالته يسمح لك بتخطيط أفضل وتوزيع أفضل للموارد المتاحة بما ييسر عمليات الصيانة ويحد من الأعطال  

– الحد من التكلفة: تساعدك عمليات التتبع على اكتشاف الأصول المهملة وتحسين معدلات استخدام كل أصل بما يحد من التكلفة ويزيد من العوائد الإجمالية  

– العمل وفقاً للوائح المعمول بها: تُطبّق العديد من الصناعات ومجالات العمل لوائح وشروط محددة عند إدارة الأصول الثابتة ولهذا يساعدك نظام إدارة الأصول الثابتة على إتمام جميع مهام العمل وفقاً للمواصفات واللوائح المعمول بها  

منع السرقات: امنع السرقات والخسائر الناتجة عنها مع تقنيات الوسم ببطاقات RFID  التي تساعدك على تتبع الأصول وتحديد موقعها أينما كانت.