دليل مُفصّل حول عمل نظام إدارة الأصول الثابتة
تعتمد جميع الأعمال التجارية-بغض النظر عن حجمها– على مجموعة من الأصول الثابتة التي تشمل الأدوات والمعدات التي تستخدم لإنجاز مهام العمل وتشمل هذه الأصول الأثاث المكتبي والماكينات والأجهزة. تلعب هذه الاستثمارات طويلة المدى دوراً حيوياً في جميع العمليات اليومية، ولكن كيف يمكنك أن تتأكد من فاعلية إدارة هذه الأصول طوال عمرها التشغيلي؟
إدارة الأصول الثابتة
تمثل إدارة الأصول الثابتة مجموعة من العمليات المتتابعة التي تبدأ مع شراء الأصل أو حيازته مروراً بعمليات الصيانة والتتبع ووصولاً إلى عمليات تخريد الأصول أو إخراجها من الخدمة لضمان رؤية واضحة ومراقبة دقيقة لحالة الأصول وقيمتها المالية. سنبحر سوياً في هذا المقال لنتعرف على كيفية تفعيل نظام إدارة الأصول الثابتة خطوة بخطوة ونتفهم مكوناته الرئيسية.
1-الدراسة: تعرّف على حالة الأصول
– تبدأ رحلة إدارة الأصول الثابتة بفهم آليات وممارسات الإدارة الحاليــــة للأصول وفي هذه الخطوة تقوم الهيئة القائمة على إدارة الأصول الثابتة مثل ايغل-آى او تي بزيارة للمنشأة المستهدفة لتقييم الوضع وإنجاز بعض المهام من أهمها:
– تقييم النمط الحالي للإدارة: إجراء تحليل شامل لنظام إدارة الأصول الثابتة وفحص آليات تتبع الأصول وعمليات جمع البيانات، يساعدك هذا التحليل المبدئي على تحديد نقاط الضعف والثغرات اللازم التعامل معها وعلاجها.
– المقارنة ما بين الممارسات الإدارية الحالية وأفضل السياسات الإدارية المعتمدة
سيعقد فريق العمل مقارنة ما بين السياسات الإدارية والممارسات التي تتبعها شركتك وبين أفضل الممارسات والسياسات المعتمدة التي تلبي متطلبات العمل بما يساعدك على تحديد أفضل السياسات الواجب اتباعها لإدارة الأصول الثابتة وتحديد نقاط الضعف وعلاجها وتطويرها بما يضمن إدارة الأصول الثابتة باستراتيجيات تلبي أفضل المعايير.
– تصميم آليات أفضل لإنجاز المهام: ووفقاً لنتائج الدراسة يتولى فريق ايغل-آى او تي تصميم نظام الإدارة والتشغيل بما يتناسب مع احتياجات عملك كما يحدد هذا النظام آليات مباشرة وسهلة لتحقيق الفاعلية في إدارة الأصول الثابتة.
2-التصميم: بناء نظام التتبع
بعد تحليل آليات العمل والإدارة المتبعة تبدأ مرحلة تصميم نظام إدارة الأصول الثابتة وتتضمن هذه المرحلة
التصنيف الهيكلي: يتم إنشاء نظام تصنيف هيكلي لجميع الأصول للحصول على رؤية أفضل، يتولى هذا النظام تصنيف الأصول وفقاً لنوعها وموقعها والمعايير الأخرى ذات الصلة، كما ييسر هذا النظام الهيكلي من عمليات التتبع وإصدار التقارير.
تطوير سجل يشمل جميع الأصول: يتم تطوير سجل شامل لجميع الأصول حيث يستعرض هذا السجل جميع أنواع الأصول المتوفرة مع تفاصيلها بما يشمل مواصفات كل أصل والأكواد الخاصة به، يضمن لك هذا السجل التفصيلي رؤية شاملة ودقيقة.
3–التنفيذ: تحديد خطة العمل
بمجرد انتهاء مراحل الدراسة والتصميم تبدأ مرحلة تنفيذ نظام تتبع وإدارة الأصول الثابتة وتركز هذه المرحلة على:
–تنفيذ نظام إدارة وتتبع الأصول الثابتة: ينفذ ايغل-آى او تي النظام الذي يلبي احتياجات العمل بفاعلية ويشمل النظام برمجيات مُعدة خصيصاً لإدارة وتتبع الأصول الثابتة كما يتكامل النظام ويندمج بكل سهولة ويسر مع نظم المحاسبة المستخدمة.
الإحصاء والصيانة والوسم: سيعمل الفريق على إحصاء الأصول لضمان دقة الإنجاز كما يتم تنفيذ نظام الوسم باستخدام الباركود وبطاقات RFID. سيكون لكل أصل بطاقة معينة تشمل بيانات تفصيلية عن الأصل بما يشمل موقع الأصل ونوعه وحالته.
مراقبة الإهلاك: لا تقتصر أهمية نظام تتبع الأصول الثابتة على إنجاز مهام التتبع والمراقبة فقط بل يقدم لك هذا النظام بيانات دقيقة وتفصيلية عن معدلات إهلاك الأصول العاملة، وكما نعرف فإن الإهلاك ينتج عنه خفض في القيمة المادية للأصول على المدى الطويل وهنا تكمن أهمية تتبع معدلات الإهلاك للحصول على تقارير وكشوفات مالية دقيقة.
التحقق: لضمان دقة البيانات
- تتضمن الخطوة الأخيرة ضمان دقة واتساق بيانات الأصول. تتضمن مرحلة التحقق ما يلي:
- • مطابقة الباركود مع بطاقة البيانات: سيتم وضع بطاقة بيانات لكل أصل باستخدام الباركود أو بطاقات RFID، ثم تتم مقارنة المعلومات التي تم التقاطها من على هذه البطاقات مع قاعدة البيانات المالية للتأكد من تطابق البيانات.
- مقارنة سجل الأصول المادية مع قاعدة البيانات المالية: تلعب هذه الخطوة دوراً محورياً في مطابقة سجل الأصول المادية –الذي يعرض تفاصيل جميع الأصول -مع قاعدة البيانات المالية والتي تستعرض القيمة المالية لتلك الأصول. يضمن عقد هذه المقارنة التأكد من صحة جميع البيانات وتوفير رؤية موحدة حول الأصول الثابتة.
مزايا نظام إدارة الأصول الثابتة
يقدم نظام إدارة الأصول الثابتة العديد من المزايا
-كشوف مالية أكثر دقة: يقدم لك النظام بيانات دقيقة وتفصيلية عن جميع الأصول بما يضمن كشوف مالية دقيقة وهو أمر لا غنى عنه بالنسبة لجميع المستثمرين والمساهمين
– تحسين الفاعلية التشغيلية: لا شك أن معرفة موقع كل أصل وحالته يسمح لك بتخطيط أفضل وتوزيع أفضل للموارد المتاحة بما ييسر عمليات الصيانة ويحد من الأعطال
– الحد من التكلفة: تساعدك عمليات التتبع على اكتشاف الأصول المهملة وتحسين معدلات استخدام كل أصل بما يحد من التكلفة ويزيد من العوائد الإجمالية
– العمل وفقاً للوائح المعمول بها: تُطبّق العديد من الصناعات ومجالات العمل لوائح وشروط محددة عند إدارة الأصول الثابتة ولهذا يساعدك نظام إدارة الأصول الثابتة على إتمام جميع مهام العمل وفقاً للمواصفات واللوائح المعمول بها
منع السرقات: امنع السرقات والخسائر الناتجة عنها مع تقنيات الوسم ببطاقات RFID التي تساعدك على تتبع الأصول وتحديد موقعها أينما كانت.
