ما هي إدارة النفقات وكيف يُمكنك الاستفادة من هذا المجال في إدارة المركبات وقوافل الشحن؟
لازالت الجائحة تضرب بظلالها على العالم وخاصة فيما يتعلق بتكاليف التشغيل ومعدلات توافر المنتجات والخدمات وبالرغم من محاولات التعافي إلا أن معدلات الأرباح وتكاليف التشغيل لازالت تعاني بسبب ارتفاع نسب التضخم وزيادة الأسعار المستمرة الأمر الذي نتج عنه الكثير من التحديات التي تواجه القائمون على إدارة وتشغيل المركبات وقوافل الشحن في هذه الظروف العصيبة
يكمن الهدف الرئيسي من إدارة النفقات في الحد من التكلفة وتعزيز كفاءة الإنفاق لزيادة معدلات الأرباح وفي هذه المقالة سنناقش أهمية نظام ايغل-آى لإدارة النفقات ودوره في إدارة المركبات وقوافل الشحن لتحقيق أقصى استفادة ممكنة
تعريف إدارة النفقات
يُشير مصطلح إدارة النفقات إلى عملية التحكم بتكاليف إدارة المركبات وقوافل الشحن ومراقبة أوجه الصرف ومن خلال هذا النظام المتطور يمكنك الاطلاع على التكاليف والنفقات غير الظاهرة وذلك بفضل التقنيات الرقمية وسجلات السائقين كما يوفر لك نظام ايغل-آى جميع البيانات التي تساعدك على الحد من زيادة معدلات الإنفاق وضبط التكلفة بناءً على حجم العمل وعدد الرحلات السنوي كما يمكنك من خلال النظام الاحتفاظ بسجلات تشمل تكاليف التزود بالوقود وتكاليف الصيانة وقطع الغيار وكذلك أقساط التأمين لكل مركبة
وعلاوة على ذلك يساعدك نظام ايغل-آى لإدارة النفقات على مراقبة وتحديد المركبات والأصول المهملة وتلك التي تعاني فرط التشغيل مما يساعدك على الحد من المعدلات الإنفاق ومعدلات المخاطرة أيضاً
ستجد على واجهة ايغل-آى جميع البيانات ممثلة بيانياً لتوضيح النفقات ومعدلات الأداء لكل مركبة أو لمجموعة من المركبات بحسب اختيارك مما يمنحك القدرة على تقييم هذه الأصول وفرز المركبات التي أصبحت تمثل عبئاً على العمل وتلك التي يجب إخراجها من الخدمة
كيف يُمكن دمج نظام إدارة النفقات في شركات إدارة المركبات وقوافل الشحن؟
فيما يلي الخطوات التي يجب أن تتخذها أي شركة تسعى لدمج الأنظمة والحلول التقنية المتطورة:
3- تحليل البيانات: وتتمثل الخطوة التالية في تحليل البيانات للحد من النفقات الزائدة والاستفادة من البيانات في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يخص إدارة المركبات وقوافل الشحن
4-تفعيل التغيرات: وأخيراً يُمكنك إنجاز التغيرات الحيوية بناءً على ما تم جمعه من بيانات بما يشمل تحسين مسار المركبة والحد من أوقات التوقف وكذلك تشمل تحسين سلوكيات سائق المركبة أثناء القيادة لتعزيز كفاءة العمل والحد من إهدار الموارد المالية للشركة
1- تحديد الأهداف: لا شك إنه من الأهمية بمكان تحديد الجهات التي يزيد فيها معدل الإنفاق عن الحد الطبيعي أو عن الحد المطلوب لسير العمل وكذلك ينبغي الاستفادة من مزايا تحليل البيانات في الحد من الإنفاق بما لا يضر العمل ويعزز من الكفاءة كما يجب تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي يُمكن استخدامها لتقييم التطور
2-اختيار النظام التقني المناسب: في المرحلة الثانية يتوجب على الشركة تحديد مزود الخدمة المناسب الذي يلبي متطلبات العمل كما ينبغي اختيار نظام متطور لإدارة النفقات بما يشمل إدارة المركبات ومن أهم هذه الأنظمة المتطورة نظام ايغل-آى فمن خلاله يمكنك الاطلاع على جميع التفاصيل مهما كانت صغيرة كما يمكنك تحديد المركبات المهملة والمركبات التي تعاني ضغط العمل مما قد يؤثر على سلامتها وعمرها التشغيلي
مزايا تفعيل نظم إدارة النفقات في مجال إدارة المركبات وقوافل الشحن
أداة ضبط الميزانية
ييسر نظام ايغل-آى لإدارة النفقات عملية ضبط ميزانية تشغيل المركبات وقوافل الشحن حيث يمكنك استغلال البيانات التي تم جمعها عن عمليات التشغيل التي تم إنجازها بالسنة المنصرمة لوضع إطار لميزانية التشغيل في العام القادم
الحد من النفقات
تمثل التكلفة الإجمالية للملكية ناتج جمع التكاليف الثابتة مع المتغيرة وعلى الرغم من استقرار التكاليف الثابتة برغم اختلاف معدلات الاستخدام و التشغيل إلا أن التكاليف المتغيرة قد تتضخم وتضغط على الميزانية المحددة مسبقاً
وتشمل التكاليف الثابتة الضرائب وتكلفة الفحص والتأمين وتكلفة الإهلاك والتراخيص وتصريح منصة وصل وبطاقات التشغيل والقروض ودفع الإيجارات وتجديد إقامة السائقين بينما تشمل التكاليف المتغيرة تكاليف الصيانة الوقائية والإصلاحات وتكاليف الوقود ورسوم صف المركبات
تستطيع الشركات من خلال تفعيل نظام ايغل-آى لإدارة النفقات الحد من إهدار الموارد المالية وتحقيق اٌقصى استفادة ممكنة من الموارد المتاحة من خلال تتبع ومراقبة معدلات الإنفاق وجهاته كما يعطيك هذا النظام المتطور مؤشر دقيق حول أداء المركبات وقوافل الشحن ومدى التزام القائمين على إجراءات الصيانة كما أن معدلات الإنفاق على الصيانة – والتي تعتبر من أكبر جهات الإنفاق في ميزانيات تشغيل المركبات وقوافل الشحن- تعطيك مؤشر حول طراز المركبات الملائم لنوع العمل المنوط بها إنجازه
يمنحك نظام ايغل-آى مزايا جمع كميات ضخمة من البيانات وتحليلها والاطلاع على جميع التفاصيل ذات الصلة بالمركبات وبعمليات التشغيل بما يشمل طراز المركبة و الجهة المُصنعة ومعدلات استهلاك الوقود والمسافات المقطوعة ويصدر النظام تقارير تفصيلية حول أداء كل مركبة كما يُمكنك تسجيل ورش الصيانة التي تتعامل معها وتكاليف الصيانة لتتبع الأداء والعوائد مما يمنحك نظرة ثاقبة على جميع عمليات التشغيل والصيانة وييسر لك عمليات التقييم والجرد
تعزيز الكفاءة
لا شك أن الإدارة الرشيدة للإنفاق وضبط معدلاته من أهم العوامل التي تعزز كفاءة العمل وبالتالي تزيد من الأرباح فمن خلال نظام ايغل-آى يُمكنك مراقبة معدلات استخدام كل مركبة وتحسين مسارها والاطلاع على أداء السائق على الطريق مما يمكنك من الحد من استهلاك الوقود والحد من احتماليات وقوع الحوادث ودفع التعويضات وبالتالي زيادة الإنتاجية
كما يمكنك تسجيل جميع الحوادث والمخالفات على منصة ايغل-آى بما يشمل تسجيل المركبة وبياناتها وكذلك يُمكن تسجيل بيانات السائق حيث يمكنك استخدام هذه البيانات فيما بعد لاتخاذ إجراءات تصحيحية كما يمكنك من خلال مزايا مراقبة أداء السائق على الطريق تعزيز ثقافة القيادة الآمنة ورفع ومعدلات الأمان والحد من الحوادث
اتخاذ القرارات
من خلال الاطلاع على البيانات الدقيقة والفورية ستتمكن الشركات من اتخاذ افضل القرارات الممكنة في جميع الأمور ذات الصلة بتشغيل المركبات وإدارة قوافل الشحن كما يمكنك استخدام أنماط البيانات في اتخاذ القرارات الرشيدة ذات الصلة باستخدام المركبات والصيانة والإصلاحات
