أهمية الإدارة الاستراتيجية للمخزون في تعزيز كفاءة العمل

أصبح تحقيق التوازن ما بين متطلبات العملاء المتغيرة واضطرابات سلاسل الإمداد العالمية والمحلية أمر لا غنى عنه لإنجاح العمل واستمراره، ولا شك في أن إجادة إدارة المخزون بفاعلية واستمرار توافر عناصر المخزون في الحدود الآمنة يساعدك على توفير طلبات العملاء بفاعلية وانتهاز فرص السوق. ونظراً لأهمية الاستثمار في المخزون فإن الإدارة الفعّالة لهذا الاستثمار تعد أساس تعظيم الأرباح وتحسين مستويات رضا العملاء وثقتهم في مشروعك. 

تتعمق هذه المقالة الهامة في عالم إدارة المخزون لاكتشاف أفضل الممارسات المعمول بها لتيسير العمل وتحقيق إنجازات استراتيجية في عالم الأعمال دائم التغير والتطور.  

احتياجات العميل المتغيرة: تتغير احتياجات العملاء بسرعة غير متوقعة مما يجبر الشركات على اتخاذ إجراءات سريعة للتكيف مع هذه الاحتياجات وتوفيرها للعملاء وبالطبع تنعكس هذه الإجراءات على عمليات إدارة المخزون. 

قرارات مناسبة بناء على بيانات دقيقة: يساعدك جمع كميات كبيرة من البيانات على الاستفادة من التحليل المتعمق لهذه البيانات لتتمكن من اختيار قرارات دقيقة ومناسبة لقطاع المشتريات ومسائل توقع الطلب وإدارة مستويات المخزون

أهمية الإدارة الاستراتيجية للمخزون 

لا تقتصر الإدارة الاستراتيجية للمخزون على الاحتفاظ بعناصر المخزون بل تشمل الإدارة الاستراتيجية جميع جوانب إدارة المخزون طوال دورة التخزين بما يشمل مرحلة حساب وتوقع معدل الطلب وإدارة التخزين والتحكم بمستويات المخزون المتوفرة، وفيما يلي نستعرض معكم أهمية الإدارة الاستراتيجية الاستباقية للمخزون. 

زيادة الأرباح: تستطيع الشركات تحقيق معدلات أرباح أكبر عند توفير المنتجات المطلوبة باستمرار وتجنب تخزين المنتجات الراكدة والتخلص منها أولاً بأول للحد من تكاليف التخزين. احرص على اختيار منتجات المخزون بعناية لتحقيق المزيد من الأرباح وتحقيق معدلات دوران كبيرة. 

تعزيز ثقة العملاء: تؤثر الطلبيات غير المكتملة بالسلب على مستوى ثقة العملاء في مشروعك ويحدث هذا الأمر نتيجة لنفاد المنتجات المطلوبة وعدم تلبية احتياجات العملاء، فاحرص على الاستفادة من استراتيجيات الإدارة الفعالة لأنها تضمن توافر المنتجات وزيادة ولاء العملاء لعلامتك التجارية وبالتالي ازدهار التسويق الإيجابي لعلامتك التجارية ما بين فئة العملاء المستهدفين مما يؤدي لنمو المبيعات وتحقيق المزيد من الأرباح. 

تيسير العمليات: لا شك ف أن تحسين عمليات إدارة المخزون يقلص الوقت المستغرق في جرد عناصر المخزون ويحد من الفترات اللازمة لتنظيم الطلبيات ويشجع على اتخاذ قرارات الشراء لتعويض الصادر، مما يؤدي إلى عمليا ت فعّالة وميسرة تحقق أقصى استفادة ممكنة من الموارد المتاحة وتساعدك على تحقيق المزيد من النجاحات من خلال الاهتمام بجميع جوانب العمل. 

التحكم والرؤية الشاملة: تمنحك البيانات الفورية التي يقدمها النظام رؤية شاملة حول جميع مستويات المخزون المتاحة بجميع المواقع بما يساعدك على اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة لاستعاضة المنتجات التي نفذت بأسرع وقت وعلاج أي مشاكل محتملة بكفاءة عالية.

 إدارة المخاطر: تعمل استراتيجيات إدارة المخزون على الحد من المخاطر ذات الصلة باضطرابات سلاسل الإمداد والخسائر الاقتصادية وحالات التغير في العرض والطلب. 

استراتيجيات فعّالة لإدارة المخزون بكفاءة: منهج متعدد الجوانب 

إن تنفيذ استراتيجيات معتمدة لإدارة المخزون من شأنه نقل إدارة المخزون من مجرد إدارة تتجاوب مع الأحداث كرد فعل لها لإدارة استباقية تتوقع الأحداث وتخطط لها لاتخاذ أفضل القرارات الممكنة، وإليك أهم الاستراتيجيات: 

توقع الطلب: حقق اقصى استفادة من البيانات الفورية وتحليل البيانات لتتوقع معدلات الطلب في المستقبل من خلال الاستدلال بمستويات الطلب السابقة، مع الأخذ في الاعتبار توجهات الصناعة والصيحات الرائجة والمبادرات السوقية المختلفة والمواسم. تتيح لك مزايا التوقع الدقيق بمستويات الطلب إنجاز مهام المشتريات اللازمة على نحو استباقي مما يساعدك على توفير اقصى كمية ممكنة من المنتجات المطلوبة وتفادى ظاهرة نفاد المنتجات التي تتسبب في الكثير من الخسائر، وكذلك يساعدك التوقع الدقيق للطلب على تفادي الهدر وعدم شراء المنتجات الراكدة غير المطلوبة بالسوق وبالتالي خفض تكاليف إدارة المخزون، احرص على الاستفادة من استراتيجيات التوقع وراقب معدل دوران المنتج واستفد من آليات تعلم الالة لمزيد من الدقة في النتائج. 

نظام تصنيف عناصر المخزون ABC: يمكنك تصنيف عناصر المخزون وفقاً لقيمتها وأهميتها (التكلفة السنوية بالدولار).  يعمل هذا النظام على تصنيف جميع عناصر المخزون إلى ثلاثة تصنيفات كما يلي: 

العناصر من فئة أ: تشير إلى العناصر ذات القيمة العالية والأهمية العالية وتمثل هذه العناصر جزء مهم من إجمالي قيمة المخزون، ولذلك يتم تطبيق أعلى معايير المراقبة والتحكم على هذه العناصر، احرص على إجراء دورات جرد متعددة لعناصر المخزون من هذه الفئة واعمل على توفير هذه المنتجات بصفة دائمة لتجنب نفادها. ابحث عن أفضل الموردين وحاول الحصول على أفضل شروط التفاوض لضمان استمرارية سلاسل الإمداد الخاصة بهذه الفئة. 

العناصر من الفئة B: وتشير إلى العناصر ذات التكلفة المتوسطة والأهمية المتوسطة يتطلب التعامل مع هذه الفئة من المنتجات تحقيق نوع من التوازن ما بين التحكم بمستويات المخزون والكفاءة. احرص على تنفيذ جرد دوري لهذه الفئة واكتشف برامج إدارة المخزون من المورد VMI حيث يتولى المورد مراقبة مستويات المخزون لديك وفقاً للعقد المحرر بينكم. 

العناصر فئة C: تشير هذه الفئة للعناصر ذات القيمة المنخفضة والأهمية المنخفضة وتمثل هذه الفئة جزء صغير من إجمالي قيمة المخزون ولا تحكمها قيود كبيرة، اهتم بإجراء جرد على فترات متباعدة لهذه الفئة واحرص على شراء كميات كبيرة من هذه المنتجات للحصول على أفضل سعر ممكن. 

الحد الأدنى الأمثل للطلب:

تفاوض على الحد الأدنى للطلبيات (MOQs) مع الموردين لتحقيق التوازن في كفاءة التكلفة ولتجنب تخزين كميات كبيرة من البضائع الراكدة أو ذات معدلات دوران بطيئة في السوق. استفد من مزايا برامج إدارة المخزون من طرف المورد (VMI) أو نماذج الاحتفاظ بالمخزون كأمانة وفي هذا النموذج لا تنتقل ملكية المخزون إليك بل تظل مع المورد بحيث يسهل إرجاع البضائع الراكدة أو التي لم يتم بيعها.

إدارة المخزون الاحتياطي:

الحفاظ على مخزون احتياطي لتفادي الآثار السلبية الناتجة عن الطلبيات غير المتوقعة أو اضطرابات سلاسل الإمداد والتوريد. يجب تحديد نقطة أمان لمستوى المخزون بناءً على أهمية المنتج والفترات الزمنية الفاصلة بين توريد الطلبيات المتتابعة والفترة اللازمة للمورد ليتمكن من تجهيز طلبية جديدة. احرص على مراجعة وضبط مستويات المخزون الآمن بانتظام بناءً على ظروف العمل المتغيرة. 

تطوير المخازن:

احرص على تخطيط المخازن وتنظيمها بكفاءة وفاعلية للحد من الفترات المستغرقة في إحضار المنتجات المطلوبة وتغليفها، واختر أنظمة تخزين مناسبة مثل الرفوف العمودية (راكات التخزين) لاستغلال مساحات التخزين على أكمل وجه، كما يمكنك استخدام علامات أو ملصقات لتصل إلى أماكن العناصر بسهولة. 

التكامل السلس ما بين إدارة الأصول ونظام إدارة المخزون 

لا تقتصر مهام إدارة المخزون على تتبع السلع ومراقبة مستويات المخزون المتوفر وتسجيل المطلوب، بل يعد إدارة المخزون نظام شامل يتولى إدارة الأصول بداية من شرائها وطوال عملها وحتى إحالتها لخارج الخدمة أو الاستغناء عنها. يعمل نظام إدارة المخزون من ايغل-آى او تي على توفير بيانات دقيقة ورؤى هامة حول عمليات شراء الأصول وعمليات إدارة تعيين واستخدام الأصول. 

شراء الأصول: التسجيل والرسملة 

التسجيل عند الاستلام أو الرسملة: تقوم المؤسسات عادةً بتسجيل الأصول عندما يتم استلامها فعليًا أو عندما تستوفي معايير الرسملة المحددة على النحو المحدد في سياسة التتبع الخاصة بها. بما يضمن تطبيق المحاسبة المالية ويسمح بحساب معدلات الإهلاك.

التكامل ما بين برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج المشتريات: تستفيد الشركات الحديثة من برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برامج المشتريات التي تعمل على تيسير عمليات شراء الأصول. تستطيع هذه الأنظمة تسجيل الأصل تلقائياً عند تلقي تأكيد الشراء أو عندما يستوفي الأصل معايير الرسملة. يلغي هذا التكامل الإدخال اليدوي للبيانات ويحد من الأخطاء التي قد تنتج عنه. 

ربط إدارة الأصول بإدارة المخزون: 

تستطيع الشركات تحقيق رؤية شاملة واستغلال أمثل لجميع الموارد من خلال الربط ما بين إدارة الأصول وإدارة المخزون حيث يقدم هذا النهج العديد من المزايا ومنها 

تحسين استخدام الأصول: تعمل البيانات الفورية على تحديد الأصول غير المستغلة، مما يسمح بإعادة توزيع الأصول وتعيين المهام لتحقيق أقصى استفادة ممكنة. 

الحد من الخسائر ومنع السرقات: تعمل أنظمة التتبع القوية على منع سرقة الأصول والحد من الخسائر.

جدولة إجراءات الصيانة: تيسر بيانات سجل الصيانة بنظام إدارة الأصول جدولة إجراءات الصيانة الوقائية، مما يحد من الأعطال ويحافظ على سلامة الأصول وجودة أدائها.

قرارات الشراء: تساعدك بيانات استخدام الأصول ومستوى أداء كل أصل في اختيار الأصل المناسب عند اتخاذ قرار الشراء، كما تساعدك هذه البيانات في تحديد عمليات التحديث اللازمة للأصول. 

نهج موحد لمزيد من الكفاءة 

لا شك في أن تنفيذ هذا النهج الذكي الذي يعتمد على الربط ما بين إدارة الأصول وإدارة المخزون وإدارة توزيع الأصول يدعم العمل ويقدم العديد من المزايا ومن أهمها 

تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة: حقق أعلى مستويات الكفاءة واحصل على رؤية كاملة وتحكم في المخزون المتاح والأصول الثابتة بما يساعدك على استغلال الموارد بكفاءة وفاعلية. 

 تعزيز الرقابة المالية: تساهم سجلات الأصول وحسابات الإهلاك في تحسين التقارير المالية وتضمن العمل وفقاً للقرارات واللوائح. 

الحد من تكاليف التشغيل: كما يمكنك من خلال هذا النهج الحد من الخسائر وجدولة إجراءات الصيانة واتخاذ قرارات شراء مستنيرة وفقاً لبيانات دقيقة. 

تستطيع الشركات تحقيق ميزة تنافسية كبيرة من خلال الإدارة الفعالة للموارد المتاحة والحفاظ على الأصول مع دمج الممارسات التي استعرضناها ضمن استراتيجيات العمل. 

يقدم نظام ايغل-آى او تي لإدارة المخزون منصة ذكية للربط ما بين إدارة الأصول وإدارة المخزون بما يوفر مزايا التتبع الفوري للموقع وجمع البيانات والتحليل المتقدم لها. احصل على رؤية شاملة تساعدك على تيسير مهام العمل وتعزيز الأداء واتخاذ قرارات مستنيرة وفقاً لبيانات دقيقة لتعظيم الأرباح وتحقيق المزيد من النجاح. 

لتتعرف على المزيد